#Conseils Comment rédiger et structurer un dossier de presse ? (format et contenu)

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Comment rédiger et structurer un dossier de presse ?

Le dossier de presse : format et contenu

 

Le dossier de presse est un document réservé aux journalistes qui présente votre organisation, son histoire, l’ensemble de ses activités, son fonctionnement, votre équipe, vos valeurs… Il fait partie intégrante de votre « kit média » et doit, comme vos visuels et autres documents, être labellisé correctement et daté (On évite également les « DP v3 » ou encore « Dossier de presse » et on fait un petit effort, exemple : Dossier de Presse AlgoLinked Juin 2020 »).

Le dossier de presse et le communiqué de presse sont deux documents bien différents avec un rôle différent. Le communiqué de presse est un document de 1 à 2 pages maximum qui sert à communiquer sur une actualité à un instant T. Le dossier de presse est un document plus long (entre 6 et 15 pages) qui vous permet de présenter votre entreprise et votre projet dans sa globalité. Vous pouvez (et devez) l’utiliser en complément de vos communiqués de presse, tout au long de l’année et donc – très important – le mettre à jour régulièrement !

Pour vous y retrouver, voici le sommaire de cet article :

  • Ce que n’est pas un dossier de presse
  • Comment envoyer son dossier de presse ?
  • 6 astuces pour un dossier de presse percutant
  • Comment structurer son dossier de presse ?
  • Comment le présenter ?
  • Les dossiers de presse de quelques clients

 

Ce que n’est pas un dossier de presse

Un dossier de presse n’est pas : un communiqué de presse, une plaquette de présentation, un power point marketing/commercial, un manifeste, un roman, etc.

Comment envoyer votre dossier de presse ?

  • Le plus pratique ?
    Un lien hypertexte à intégrer dans l’email envoyé au journaliste ou à la fin de votre communiqué qui pointe vers votre dossier de presse hébergé en ligne (format PDF en HTTPS) sur votre site ou bien via un kit média (drive) accessible.
  • Le plus classique ?
    Un document PDF envoyé en PJ par email. ATTENTION : ce n’est pas un automatisme et certaines messageries de rédaction devant le poids de la PJ peuvent refuser l’email donc lors d’un premier contact évitez et proposez-le dès la conversation entamée.

 

Les 6 astuces pour être percutant

Astuce n°1 : Etablir un plan clair pour être rapidement compréhensible

Méthode :

  • Rédigez un sommaire avec des parties et des sous-parties bien identifiées avec éventuellement un code couleur par rubrique pour faciliter la lecture du journaliste.
  • Démarrez chaque partie par un rapide contexte de 2 à 3 lignes précisant de manière générale ce qui va être détaillé dans cette même partie.

Astuce n°2 : Faire une mise en page soignée et visuelle pour faciliter la lecture

Méthode :

  • Aérez votre présentation : Une partie = 1 page (minimum)
  • Mettez des espaces entre vos paragraphes pour séparer les idées
  • Respectez la charte graphique de votre organisation. Reprenez les couleurs qui rappellent votre identité visuelle, votre logo… la cohérence passe aussi par l’aspect visuel.

Astuce n°3 : Utiliser des schémas, graphiques et photographies pour être percutant et mémorisable

  • Utilisez des éléments visuels* (schémas, graphiques, photographies)
  • Les visuels résument parfois très bien une idée ou un concept.
  • Exemple : Présenter vos secteurs d’implantation avec une carte à l’appui, Faciliter la compréhension du fonctionnement de votre produit avec un schéma

Astuce n°4 : Être créatif pour être impactant et se distinguer

Méthode : Faites un document en adéquation avec l’identité de votre organisation : chic pour le secteur du luxe, moderne pour une agence de design, écolo pour une entreprise du green business… La créativité est de mise si votre organisation si prête et sans toutefois tomber dans l’excès.

Exemple : Une entreprise de décoration intérieure qui fabrique des panneaux de cuir prêts à poser pourra opter pour un dossier de presse imprimé avec une couverture en cuir pour illustrer son savoir-faire.

Astuce n°5 : Imprimer en couleur pour respecter les règles d’usage

Méthode : Privilégiez les versions imprimées en « couleur » avec une « 1 page par feuille » sur un format « A4 ». Il est d’usage que les dossiers de presse soient au format « portrait ». Cependant, si votre dossier de presse si prête, vous pouvez le réaliser au format paysage.

Astuce n°6 : Disposer d’une version numérique à envoyer par email aux journalistes

Méthode : Pour cela pensez à :

  • Convertir au format pdf : ne jamais envoyer un dossier de presse au format Word, au risque de faire sauter votre mise en page
  • Le rendre accessible en 1 clic en l’hébergeant sur votre site ou un drive par exemple
  • Rendre vos liens web accessibles : les liens vers votre site internet, réseaux sociaux…

* Vérifiez cependant que les photographies soient « libres de droit », si vous n’en êtes pas propriétaires. N’hésitez pas à vous renseigner auprès du photographe, pour lui demander son accord sur l’usage des photographies.

Définition « Libre de droit » : Droit que se réserve un auteur pour protéger l’exploitation, pendant un certain nombre d’années, d’une photographie, logo… Ce droit est marqué par le symbole © suivi du nom du titulaire du droit d’auteur et de l’indication de l’année de première publication. (ex : ©_Pierre Dupond_2015)

 

Comment structurer votre dossier de presse ?

Travaillez d’abord le plan de votre dossier de presse pour s’assurer une lisibilité et une clarté de vos informations. Rappelez-vous, le journaliste est un homme ou une femme pressé(e) qui croule sous l’information. Il doit donc y retrouver rapidement ce qu’il cherche.

Nombre de pages : entre 6 et 15

 

Page

Si vous êtes une association, un syndicat, une fédération…Si vous êtes une entrepriseSi vous êtes une collectivité
1.Une page de garde
2.Un sommaire
3.Un édito du Président ou Directeur général, du CEO de la structure
4.Une fiche signalétique sur votre structure
5.Une fiche sur votre missionUne fiche sur votre activitéUne fiche sur vos enjeux et compétences
6 et 7Une fiche sur vos feuilles de route / réalisations / chevaux de batailleUne fiche sur vos produitsUne fiche sur vos grands projets / belles réalisations
8 à 10Une fiche sur la biographie des fondateurs et/ou des dirigeants

 

Comment présenter un dossier de presse ?

  1. Une page de garde

Slogan ou baseline : Précisez une phrase qui résume votre positionnement ou activité (même si vous n’avez pas de slogan ou baseline)
Exemple pour une collectivité « l’innovation au cœur du territoire » ou pour une entreprise de téléphonie mobile « Un service de téléphonie mondiale pour les expatriés »

Réseaux sociaux et site web : Indiquez vos réseaux sociaux et Site web
Méthode : Logo du réseau social + lien web
> Faites des liens hypertextes avec des renvois vers les pages web pour que vos liens soient cliquables quand le dossier de presse final sera converti en pdf.

Contact presse : Ajoutez les contacts presse pour que les journalistes puissent vous contacter (ou contacter votre service communication, si vous en possédez un)
Exemple de présentation :
Contacts presse :
Nom de votre organisation
Nom de la personne en charge de la communication
Son email / Sa ligne directe

 

 

2. Un sommaire

Indiquez vos parties et sous-parties en précisant les pages

Méthode : Thème 1 + Nom du thème + Numéro de page

      Sous thème 1.1 + Nom du sous thème

Thème 2 + Nom du thème + Numéro de page

      Sous thèmes 2.1 + Nom du sous thème

 

 

 

3. Un édito du Président/Directeur général/ CEO de l’organisation

Titrez votre page
Méthode : L’édito de Prénom+Nom de la personne qui rédige l’édito

Ajoutez l’édito (ou éditorial) du Président ou de votre Directeur général
L’éditorial reflète la position, les convictions ou l’orientation générale de votre organisation.

Objectif : Donner envie au journaliste de lire le reste de votre Dossier de presse

Format : 10 lignes maximums

 

Exemples de contenus :

  • Votre ambition,
  • La feuille de route du Président
  • Rappel du contexte : Mise en perspective de votre stratégie/ mission avec le contexte politique, du marché…
  • Votre stratégie : prochains grands chantiers, chevaux de batailles, votre perspective de développement

Indiquez le nom de la personne
Méthode : Prénom+Nom+Fonction+Nom de votre organisation

 

4. Une fiche signalétique sur votre structure

 

Titrez votre page avec une phrase explicative sur :

  • votre fonctionnement
  • votre politique interne…
  • Exemple : la société TR, une division du groupe EP)

Présentez votre organisation :

1er paragraphe :

  • Rappel du nom de l’organisation,
  • Date de création,
  • Historique : Fondateurs, créateurs, pourquoi…

2ème paragraphe :

  • Adresse du siège social,
  • Nom du PDG ou DG,
  • Nombre de salariés
  • > Pour les collectivités : nombre d’habitants, superficie du territoire…

3ème paragraphe :

  • Activités,
  • Implantations,
  • Chiffres d’affaires…

Les astuces :

  • Ajoutez des photos, visuels… (ex : pour vos implantations avec une carte à l’appui)
  • Faites un encadré avec vos dates ou chiffres importants par ordre chronologique (ex : date de création, date de rachat du groupe…) pour mémoriser vos évènements clés.

 

5. Une fiche sur votre mission (association, syndicat), activité (entreprise) ou enjeux (collectivité)

 

Titrez votre page

  • une phrase explicative sur : votre mission / ligne directrice…
  • Exemple : pour un syndicat de professionnels de santé « préserver la médecine libérale comme pilier de notre système de soin » ou pour une entreprise « Devenir leader sur le marché de l’aéronautique »

 

 

Présentez votre mission (pour les associations, syndicats…) ou enjeux (pour les collectivités)

  • Présentation de votre mission ou enjeux
  • Pourquoi ? Rappel du contexte (chiffres à l’appui)
  • Les conséquences (positives, négatives…) : si aucune action mise en place…
  • Vos préconisations ou politiques mises en œuvre pour y faire face : Comment ? Les moyens ? Quand ? …

Présentez votre activité (pour les entreprises)

  • Présentation de votre activité
  • Vos secteurs d’activité (chiffres à l’appui) avec un paragraphe de présentation pour chacun d’entre eux
  • Le marché
  • Votre développement
  • Vos points forts qui vous différencient de la concurrence 
  • > Faites un schéma présentant les différents segments d’activité

 

6. Une fiche sur vos feuilles de route / réalisations / chevaux de bataille (association, syndicat), vos produits (entreprise), grands projets et réalisations (collectivité)

Titrez votre page

  • une phrase explicative sur : vos réalisations ou produits…
  • Exemple : pour une entreprise « des solutions pour appeler en illimité dans le monde entier » pour un territoire « l’innovation pour accompagner et améliorer le quotidien des habitants de … »

1 paragraphe explicatif pour chaque réalisation ou produit, avec photo à l’appui

  • Ajoutez des citations de témoignages de vos bénéficiaires ou clients (après validation auprès de ces derniers)

 

Présentation de la réalisation :

  • son objectif ou la problématique à laquelle elle répond
  • à qui s’adresse votre réalisation
  • le bénéfice pour l’utilisateur
  • son fonctionnement / description de la technicité utilisée…
  • état des lieux sur sa mise en œuvre (retour d’expérience, chiffres sur les résultats…)

Présentation de votre produit :

  • son objectif
  • à qui s’adresse votre produit
  • le bénéfice pour l’utilisateur
  • son fonctionnement / description de la technicité utilisée
  • le prix / les différentes formules d’abonnement
  • les options complémentaires 

 

7. Une fiche sur la biographie les fondateurs et/ou les dirigeants

 

Titrez votre page :

une phrase explicative sur l’ambition des fondateurs ou des directeurs actuels

 

 

 

 

 

Illustrez d’une photographie

  • format portrait et en haute définition
  • personne en tenue et situation professionnelle
  • > Evitez les photos amateurs ou personnelles. 
  • > Demandez l’accord de la personne concernée avant d’ajouter sa photographie.

Présentez la personne

  • situation personnelle (ex : mariée, père/mère de 2 enfants)
  • ses diplômes et études
  • son parcours et expériences professionnelles par ordre chronologique (ex : De 2011 à 2012, il … ; puis rejoint le service … de 2013 à 2015, avant de devenir …)
  • description de ses nouvelles fonctions (ex : en charge de …)
  • sa feuille de route (ex : développer l’organisation à l’international…)

 

Exemples de dossiers de presse à consulter dans les espaces presse ci-dessous :

Jean Bouteille

La belle empreinte

Fleurivore 

71 BIS

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