#Conseils Comment organiser une conférence de presse ?

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AlgoLinked vous aide à organiser une conférence de presse. Voici quelques conseils pour préparer tous les éléments pratiques et logistiques et être sûr d’avoir le matériel prêt pour le jour J.

  1. L’organisation logistique de la conférence de presse

 

Les points clésLes conseils d’AlgoLinked pour organiser une conférence de presse
L’heureLes créneaux horaires à privilégier pour organiser une conférence de presse :

  • 9h : Les journalistes viendront ainsi petit déjeuner lors de conférence qui peut se terminer aux alentours de 10h30. A noter cependant qu’à cette heure-là, les journalistes des quotidiens et des audiovisuels doivent assister à leur conférence de rédaction. Privilégiez l’horaire suivant si vous ciblez les quotidiens ou audiovisuels.
  • 11h30 : Un créneau intéressant qui vous permet de finir sur un cocktail déjeunatoire aux alentours de 13h, avant que les journalistes rejoignent leur rédaction.

 

En province, pensez que le journaliste a de la route à faire pour revenir à sa rédaction.

Le lieu
  • Facile d’accès pour les journalistes sinon ils ne seront pas nombreux à répondre à votre invitation
  • En centre-ville, trouvez un lieu central et/ou les rédactions sont proches pour faciliter la venue des journalistes.

 

Si votre organisation ne dispose pas d’une salle bien équipée ou si elle est trop petite, il est préférable de louer une salle dans un grand hôtel ou un organisme dédié à ce genre de réunion.

La salle de conférence
  • Vaste et confortable (éventuellement sur des sièges équipés d’une planchette rabattable pour faciliter les prises de notes)
  • Une bonne sonorisation et des micros pour les speakers : devoir tendre l’oreille peut-être source d’erreur et d’incompréhension.
  • Décor neutre pour ne pas tomber dans la représentation de la salle luxueuse et chic si vous êtes par exemple une collectivité, un syndicat… dont l’enjeu est de servir les usagers ou défendre vos adhérents. Le cadre doit être conforme à l’image que veut donner l’organisation.
  • Avec 3 à 4 prises électriques (pour brancher vos ordinateurs et pour le diaporama, par exemple)
Le buffet
  • Un petit déjeuner (café, jus d’orange, croissants) pour terminer la conférence qui a débuté à 9h
  • Un cocktail déjeunatoire (petit four…) pour terminer une conférence de presse qui a débuté à 11h30

 

 

  1. L’organisation matérielle de la conférence de presse

 

Les points clésLes conseils d’AlgoLinked pour organiser une conférence de presse
Le projecteur
  • Informez le lieu que vous avez des projections à passer (film, diaporama) pour qu’il vous réserve un projecteur pour le jour J.
La table d’accueil à l’entrée de la salle principale
  • Elle vous permettra d’accueillir les journalistes (avec le sourire) et noter les noms et prénoms des journalistes présents. N’hésitez pas à leur demander l’orthographe de leur nom si besoin et le nom de leur média.
  • Mettez un petit chevalet indiquant « Accueil Presse » afin que les journalistes viennent directement vers vous et que vous puissiez plus facilement les identifier.
La liste des accrédités
  • N’oubliez pas de l’imprimer la veille de l’évènement pour notifier la présence des journalistes le jour J ou y ajouter les nouveaux journalistes qui n’auraient pas signalé leur présence en amont.
Les présentoirs avec les noms des speakers
  • Chaque intervenant doit être clairement identifié par son nom et sa fonction sur un petit présentoir pour que les journalistes puissent connaitre leurs noms et les citer dans leur papier.
La disposition de la salle
  • Format théâtre avec la table des speakers faisant face aux 10 – 20 chaises réservées aux journalistes
  • Prévoir le nombre de chaises correspondant aux journalistes prévus à l’évènement avec quelques chaises supplémentaires si besoin.
Le dossier de presse ou le communiqué de presse
  • Imprimez un dossier de presse pour chaque journaliste prévu et en prévoir quelques autres supplémentaires si besoin, pour les journalistes qui ne vous avaient pas confirmés leur présence en amont.
  • Il pourra être distribué aux journalistes lors de l’accueil. Ils pourront ainsi travailler à partir de ce document. Cela peut limiter le risque d’erreur surtout s’il s’agit de chiffres.

 

 

 

Notre petite astuce pour organiser une conférence de presse !

 

Vous pouvez enregistrer et filmer la totalité de votre 1ère conférence de presse pour l’analyser et en tirer de précieux enseignements pour la conférence de presse suivante.

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